Hiện nay không có một văn bản pháp luật nào quy định hồ sơ, thủ tục chung cho việc cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, nhưng lại có quy định riêng cho từng loại sự kiện/hội thảo. Trước khi tổ chức một sự kiện, hội thảo nào thì cũng cần phải xin giấy phép tổ chức hội thảo, sự kiện. Vì mỗi sự kiện/hội thảo có một lĩnh vực, ngành khác nhau nên việc xác định cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo là khác nhau. Tùy loại sự kiện/hội thảo mà thẩm quyền thuộc về Thủ tướng chính phủ, các Cục, Bộ ngành liên quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ngành liên quan.
1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo
Có rất nhiều loại sự kiện, ví dụ như sự kiện tổ chức biểu diễn thời trang, tổ chức biểu diễn ca nhạc, tổ chức họp báo,.. tùy vào loại sự kiện mà hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện có những yêu cầu cụ thể khác nhau, nhưng nhìn chung hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
– 01 Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo;
– 01 Bản nội dung chương trình;
– 01 Bản sao quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– 01 Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện;
Đối với từng loại sự kiện sẽ có thêm và yêu cầu khác nhau về hồ sơ cụ thể:
a. Sự kiện biểu diễn, tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang
– 01 bản nội dung chương trình, tác giả, đạo diễn, người biểu diễn; danh mục bộ sưu tập và mẫu phác thảo thiết kế đối với trình diễn thời trang;
– 01 bản nhạc hoặc kịch bản đối với tác phẩm đề nghị công diễn lần đầu;
– 01 bản sao chứng thực quyết định cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (đối với chương trình có sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài, cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài);
– 01 văn bản đồng ý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi dự định tổ chức biểu diễn (đối với chương trình có sự tham gia của tổ chức nước ngoài).
● Thời gian cấp: 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
b. Tổ chức triễn lãm mỹ thuật
– Danh sách tác giả, tác phẩm, chất liệu, kích thước tác phẩm, năm sáng tác;
– Mỗi tác phẩm một ảnh màu kích thước 10×15 cm. Riêng đối với triển lãm nghệ thuật sắp đặt phải có ảnh chính diện, bên phải và bên trái tác phẩm, kèm theo văn bản trình bày ý tưởng nội dung tác phẩm;
– Đối với triển lãm ngoài trời được tổ chức tại Việt Nam phải có văn bản của chủ địa điểm triển lãm cam kết đảm bảo các điều kiện về trật tự, an toàn xã hội, văn minh công cộng, vệ sinh, môi trường và phòng chống cháy nổ;
– Giấy mời hoặc văn bản thỏa thuận của đối tác nước ngoài và bản dịch tiếng Việt (trường hợp đưa tác phẩm ra nước ngoài triễn lãm)
Thời gian cấp: 7 ngày làm việc
c. Tổ chức họp báo
– Đơn xin phép họp báo gồm: Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung, người thuyết trình, người chủ trì, đối tượng khách mời.
– Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
– Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo
● Thời gian cấp: 1 ngày làm việc
2. Thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo
Bước 1: Chuẩn bị đủ hồ sơ như quy định
Hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo gồm các giấy tờ phù hợp với lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến, và thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp Giấy phép, nội dung hội thảo/sự kiện; thành phần tham gia; nội dung các tài liệu liên quan đến sự kiện/hội thảo.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị tổ chức sự kiện/hội thảo nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền bằng cách nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp qua mạng.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ, nếu hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ sẽ yêu cầu bổ sung. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ thì sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo. Đối với từng loại sự kiện/hội thảo thì thời gian cấp Giấy phép là khác nhau.
Vì có rất nhiều nhiều loại sự kiện/hội thảo nên chúng tôi không thể trình bày được hết qua bài viết. Để được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện/hội thảo mà Đơn vị sắp thực hiện, cũng như yêu cầu dịch vụ xin Giấy phép tổ chức các sự kiện/hội thảo events nào này xin liên hệ với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Bravolaw qua số hotline 19006296.
Công ty tư vấn luật Bravolaw tự hào là công ty có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và thực hiện việc đăng ký thành lập doanh nghiệp, Sở hữu trí tuệ và dịch vụ xin Giấy phép. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi khi có những thắc mắc pháp lý liên quan. Hotline 19006296.